Hollráð Sóleyjar: „Ekki fyrir alla að vinna í fjarvinnu“

„Þegar konan mín var skipuð í sóttkví af starfsmanni frá Almannavörnum á sunnudegi fyrir viku, þá vissi ég að ég yrði að láta vinnuveitanda minn vita strax,“ segir Sóley Kristjánsdóttir viðskiptastjóri hjá Gallup en hún er ein þeirra sem fór í fjarvinnu mjög óvænt eins og víða hefur gerst síðustu dagana. Sem betur fer var Sóley með fartölvuna og hleðslutækið heima. „Það var búið að búa okkur undir að allt gæti breyst á einni nóttu og því allir beðnir um að taka fartölvur og hleðslutæki með sér heima í lok hvers vinnudags,“ segir Sóley.Hún eins og aðrir var meðvituð um að vinnuveitandinn hennar var að gera alls konar ráðstafanir í þessum skrítnu aðstæðum sem nú eru uppi.

„Ég sendi því yfirmanni mínum póst og spurði hvað þau teldu réttast fyrir mig að gera með hagsmuni fyrirtækisins að leiðarljósi.

Svarið kom fljótt:

Vert þú heima þar til málin skýrast, við heyrum í þér í fyrramálið.

Sóley sem hafði á þessum tímapunkti aðeins starfað í viku hjá Gallup viðurkennir að tíðindin voru ekki beint skemmtilegustu viðbrögðin að fá……En þau einu réttu!

Í sóttkvínni hugsaði Sóley þó strax með sér að í öllu felast einhver tækifæri. Hún ákvað því að draga fram helling af skemmtilegum verkfærum sem hún hefur nýtt sér í reynslu sinni sem markþjálfi og reyna að hugsa út frá því hvernig hægt er að ná því besta út úr aðstæðunum. 

Og hér sjáum við afraksturinn: Hollráð sem geta nýst starfsfólki og stjórnendum. 

Að vinna fjarri vinnustaðnum sínum, hollráð fyrir starfsfólk og stjórnendur

Hvað er fjarvinna?

Fjarvinna í hefðbundnum skilningi er vinna unnin annars staðar en á skilgreindum vinnustað vinnuveitanda. Starfsmaður vinnur þá vinnu sína, oftast heiman frá sér, en mögulega á kaffihúsi eða í vinnurými annarra aðila. Áherslur varðandi fjarvinnu hafa breyst á liðnum árum með auknum skilningi á áhrifum hennar. 

Samkvæmt könnun VR meðal félagsmanna, unnu tæplega 36% svarenda fjarvinnu heima í janúar 2018 að meðaltali rúmlega 6 klukkustund á viku. Þetta er þó breytilegt eftir störfum og yfir helmingur stjórnenda og háskólamenntaðra sérfræðinga vann fjarvinnu samkvæmt könnuninni. 

Tæknin hefur unnið með okkur (og gerir enn) og hefur gert fleirum kleift að vinna fjarri eiginlegum vinnustað. Fólk sækist eftir störfum sem bjóða upp á sveigjanleika og fjarvinna er fyrir marga eftirsóknarverður kostur. Þá er fjarvinna einnig tækifæri fyrir fyrirtæki, t.d. sparast húsnæðiskostnaður; fjarvinna er aðdráttarafl fyrir stóran hóp fólks og hugsanlega einhverja sem ekki myndu treysta sér til að mæta á vinnustað dag hvern eða búa svo fjarri vinnustaðnum að starf þar væri annars ekki raunhæfur kostur. Þá sparast ekki bara tími við fjarvinnu vegna ferða til og frá vinnustaðar, heldur líka kolefnissporin, eins og einn samstarfsmaður minn benti á.

Ekki fyrir alla að vinna fjarvinnu

Það reynist fólki þó misvel/-erfitt að vinna heima frá sér, að halda einbeitingu í aðstæðum þar sem maður er vanur að gera allt aðra hluti en að vinna krefst mikils sjálfsaga. Fyrir marga er til dæmis heimilið griðastaður og þar eigum við samskipti við fjölskyldur okkar og vini, sinnum heimilisverkum og áhugamálum. Margir geta unnið heima og sinnt verkefnum, en sameiginleg skrifstofurými eru að verða æ vinsælli. Það gefur vísbendingu um að mörgum finnist gott að vinna innan um annað vinnandi fólk og er ég til dæmis ein af þeim.

 Við erum mörg þannig að við munum þurfa að hafa okkur öll við til að halda okkur við efnið! En fyrsta skrefið í því er að einmitt átta sig á að þetta séu krefjandi aðstæður og leita svo leiða til að takast á við þær. 

Ef við gerum það ekki er hætt við að fjarvinnan taki of mikið á andlegu hliðina og hafi neikvæð áhrif á okkur til lengri tíma.

En við erum auðvitað jafn misjöfn og við erum mörg, til dæmis finnst einni samstarfskonu minni geggjað að geta bara „...oltið úr rúminu og verið sest við tölvuna á núll-einni. Engin tímasóun í hár og förðun, fataval og akstur!" Hún hefur nýtt nýfengin tíma til að skutla börnunum í skólann eða sinna heimilisverkum. Hún segist hafa unnið meira á þessum dögum sem hún hefur verið heima en þá daga sem hún er á vinnustaðnum. 

En það er spurning hvort svona vinnulag gangi til lengdar, því það er mikilvægt að brjóta daginn upp og samskipti við aðra nauðsynleg andleg næring fyrir flesta yfir daginn.

Aðstæður heima fyrir kunna einnig að vera töluvert lakari til vinnu en á vinnustaðnum og það getir dregið úr afköstum og skapað stoðkerfisvanda til lengri tíma litið: Í vinnunni eru margir með stóra skjái, upphækkanleg borð og stól sem hægt er að stilla á ótal vegu, nettengingin er hröð, mús og lyklaborð. Þetta er ekki endilega til staðar ef unnið er að heiman. Það eru því bæði tækifæri og áskoranir í þessum aðstæðum sem við þurfum að huga að svo við förum ekki fram úr okkur.

Lykillinn er að þekkja fólkið

Góðir stjórnendur þekkja fólkið sitt og hlutverk þeirra og geta því gert sér grein fyrir jákvæðum eða neikvæðum áhrif fjarvinnu á líðan og getu starfsmanna til að sinna vinnu sinni vel og uppfylla þarfir fyrirtækisins og viðskiptavina; þekkja hvernig þankagangur þeirra er, tilfinningaástand og hegðun. Þetta þýðir að samskipti þurfa að vera tíð og regluleg og að kröfur og væntingar séu skýrar, bæði að hálfu stjórnenda og samstarfsfólks. Það getur verið gott að skilgreina vel viðverutíma, hvar og hvenær samskipti fara fram og hverjar kröfurnar eru.

Ef starf er nokkuð sjálfstætt og starfsmaður þekkir hlutverk sitt vel þá getur bæði fyrirtækið og starfsmaðurinn notið góðs af fjarvinnu. Til að mynda aukast líkurnar á ótrufluðum tíma til muna þegar að starfsmenn vinna fjarri vinnufélögum og þá meiri líkur á djúpri flæðisvinnu þar sem afköst geta verið mjög mikil. Áhrif fjarvinnu á helgun og frammistöðu fer þó eftir störfum og hlutverkum.

Þar sem við erum að horfa á mikið rask á eðlilegri starfsemi á mörgum vinnustöðum, með í huga að heil deild eða heill vinnustaður getur farið í sóttkví á einum degi, þá þurfum við að hugsa til lengri tíma og móta stefnu varðandi fjarvinnu. Við vitum að það þarf að huga sérstaklega að teymisvinnu, samvinnu og samskiptum þegar hluti starfsfólks vinnur fjarvinnu.

 Samskipti við vinnufélagana verða minni og ópersónulegri, fundir geta orðið erfiðari þar sem ekki verður með góðu móti lesið í óyrt samskipti. 

Þessu þurfum við öll að huga að í sameiningu, hvernig við viðhöldum tengslum og styrkjum böndin. Og þar sem mikið af nýjum upplýsingum berast á hverjum degi þá getum við ekki gert ráð fyrir að allir viti allt og skilji allt með sama hætti. Mikilvægt er að taka tíma í miðlun upplýsinga á þann hátt að hægt sé að svara þeim spurningum sem brenna á fólki.

Ávinningurinn af fjarvinnu er sýnilegastur þegar að starfsfólki tekst að viðhalda góðum tengslum við vinnustaðinn, en eins og ástandið er núna í samfélagi okkar, þegar fólk kemst hreinlega ekki á vinnustaðinn sinn þá þurfum við að vera skapandi til að viðhalda góðum tengslum við vinnufélaga. Þetta er mikilvægt úrlausnarefni í þessu ástandi. Við höfum séð það í gegnum tíðina að nýsköpun eykst þegar á reynir og á þessu verðum við að finna lausn – það er nauðsynlegt.

Margir fá félagsþörf sinni uppfyllt á vinnustaðunum, enda margt samstarfsfólk sem eru vinir og hefur vanist því að hittast í vinnunni. Einhverskonar samskipti viljum við flest eiga yfir daginn og ef við erum vön óformlegum samskiptum á göngunum eða sessunautinn og förum nú á mis við þau þá þurfum við að huga sérstaklega að því. Stutt spjall á ganginum, við kaffivélina eða vatnsvélina, spjalla saman í hádeginu yfir matnum, gefur flestum heilmikið. Þetta hverfur þegar að við erum að vinna að heiman og við áttum okkur kannski ekki á hversu mikilvægt þetta er fyrir okkur fyrr en við missum það.

Hér er nauðsynlegt að skapa aðstæður til samskipta sem svala þessari þörf. Tökum dæmi. 

Stjórnandi í lítilli deildi gæti til dæmis haft „check in“ fund tvisvar á dag þar sem allir eru í mynd, en gefa öllum rými í byrjun funda fyrir spjall um allt og ekkert. 

Einnig er hægt að byrja daginn saman á stuttum fundi og loka honum formlega á öðrum stuttum fundi. 

Þá er hægt að ná öllum saman með aðstoð hópvinnuforrita í sameiginlega stund. 

Við höfum til dæmis boðið fólki upp á örnúvitundarstund með áherslu á samkennd, þar sem við hittumst öll á Teams og þeir sem vilja eru í mynd. 

Svo förum við öll saman í gegnum leidda hugleðislustund. 

Þetta hefur mælst vel fyrir og minnir okkur á að við erum saman í þessu.

Þar sem flestir fundir eru fyrripart dags er hætt er við að starfsfólk sem vinnur heima við upplifi ákveðin tómleika seinnipart dags, en þá er flestum fundum lokið og þá er meira um óformleg samskipti á vinnustaðnum. Viðkomandi sem situr við vinnu heima fyrir fer á mis við þessi samskipti. Það er í sjálfu sér ekki flókið að mæta þessu, sé vilji fyrir því, og stilla upp samverustundum og fundum með þetta í huga. Þá eru margir sem afkasta einmitt mestu fyrripart dags, þannig að hér gæti verið frábært tækifæri til að auka afköst samhliða því að styrkja tengslin.

Áskoranir eru margar og tíminn sem er framundan getur verið ógnvænlegur, í starfumhverfi jafnt sem einkalífi fólks. Því er mikilvægt að við hugum að eigin velferð og annarra í kringum okkur, fjölskyldum okkar, vinum og samstarfsfólki. Við vitum að þessi tími mun reynast fólki miserfiður og því skiptir máli að allir leggist á eitt við að gera þessa tíma eins góða og hægt er, framlag hvers og eins skiptir máli og allir geta lagt eitthvað að mörkum.

Í stuttu máli:

Verum góð við hvort annað, hugum að þörfum okkar og munum að við erum saman í þessu. Allar tilfinningar eiga rétt á sér og við erum ábyrg fyrir okkur og að sækjast eftir því sem við þurfum.