„Opin­beri geirinn er að breytast og þar þarf mikinn fjölda verkefnastjóra“

„Ég vil einnig nefna vaxandi athygli á notkun verkefnastjórnunartækja fyrir einkalíf eða þegar jafnvægi er leitað af á milli persónulegra og vinnu verkefna,“ segir Inga en hún leiðir verkefnastjórnunarnám Háskóla Íslands, bæði M.Sc. náminu og Alþjóðlega verkefnastjórnun.

Hvað felur alþjóðleg verkefnastjórnun í sér umfram almenna?

„Í alþjóðlegri verkefnastjórnun erum við að læra að vera ekki étin af menningarmun. Að dafna vel í alþjóðlegu umhverfi og vera betur undirbúin fyrir áskoranir sem landfræðilegur og menningarlegur munur gæti valdið okkur.“

Í Atvinnulífinu í dag og á morgun, er fjallað um verkefnastjórnun.

Gagnast mörgum

Inga segir að samkvæmt umfjöllun Forbes tímaritsins, sé verkefnastjórnunariðnaðurinn að ná áður óþekktum vexti.

Og mun vaxa hratt til viðbótar enn.

Til að átta sig á umfanginu, segir Inga að áætlað sé að 25 milljónir manna þurfi að fylla skarðið í ýmsum atvinnugreinum á heimsvísu og þar spili hlutverk verkefnastjóra nokkuð stórt hlutverk.

Þar sem tækifærin liggja víða.

„Sumar af vinsælustu atvinnugreinunum með tækifæri fyrir verkefnastjóra eru tækni, bygginga geirinn, framleiðsla og fjármála geirinn,“ segir Inga og útskýrir að fjártæknigeirinn sé þar með talinn.

„Þessi þörf stafar af því að verkefnastjórnun er notuð í öllum sviðum fyrirtækisins. Til dæmis eru markaðsherferðir í fyrirtækinu verkefni, endurnýjun framleiðslulínu í verksmiðjunni er verkefni, nýtt bókhaldskerfi, sjálfbærnistefna, stækkun fyrirtækisins; öll þessi dæmi eru verkefni.“

Inga segir skiljanlegt að aukin þörf sé á verkefnastjórum hjá hinu opinbera:

„Stofnanir í dag ganga í gegnum stöðugar breytingar sem leiða til sívaxandi fjölda verkefna. Þess vegna kemur það ekki á óvart að þörfin fyrir verkefnastjórnunarhæfni sé mikil,“ segir Inga og bætir við:

Við erum líka með vaxandi fjölda hjúkrunarfræðinga, íþróttamanna, listamanna sem koma til að læra verkefnastjórnun. 

Sem sýnir bara hvernig þörf er á verkefnastjórnun í öðru samhengi.“

Í heiminum vex starfsgrein giggara hvað mest, en giggari er einstaklingur sem starfar sjálfstætt sem verktaki frekar en sem launþegi á vinnustað.

„Verkefnastjórnun er líka mjög gagnleg fyrir giggara og smærri fyrirtæki eða örfyrirtæki. Það skýrist einfaldlega af því að verkefnastjórnunin hjálpar til við að auka á skilvirkni. Sem er ekki síður mikilvægt þegar einingar eru litlar og jafnvel fáar hendur upp á dekk.“

Til að setja hlutina í enn stærra samhengi, bendir Inga á hvernig verkefni eru almennt svo mikilvægur liður í hagkerfinu.

„Fjölmargar rannsóknir, þar á meðal rannsóknir hér á landi, benda til þess að minnsta kosti 35% af landsframleiðslu í vestrænum löndum séu tilkomin í formi verkefna. Þessi tala hækkar um 1% á hverju ári.“

En við skulum þá átta okkur aðeins betur á því, í hverju verkefnastjórnun felst.

„Í meginatriðum hjálpar verkefnastjórnun okkur að ná markmiðum á sem hagkvæmastan hátt. Við beitum ýmsum aðferðum til að vinna alla vinnu, á sama tíma og við einbeitum okkur að takmörkuðu auðlindir, til dæmis fjármagni eða tíma,“ segir Inga.

„Æskilegt er að markmið skipulagsheilda náist á skilvirkan hátt í öllum geirum. Hins vegar er mestur fjöldi verkefna í dag að finna í tækni, bygginga geiranum, framleiðslu og fjármála heimi,“ segir Inga en bætir við:

En ég vil líka ítreka þörfina fyrir opinbera geirann. Þar eru virkilega miklar breytingar að gerast. 

Hver ný ákvörðun, til dæmis sjálfbærnimarkmið, þarf að ‚síast‘ inn í allt kerfið, sem er virkilega krefjandi þegar við erum að tala um stofnanir sem þjóna til dæmis alla borgina.“

Inga segir mörg verkefni vera að finna á stofnunum sem við myndum almennt líta á sem nokkuð ferlamiðaða vinnustaði.

Einkalíf og á heimsvísu

Inga tekur líka dæmi um hvernig verkefnastjórnun getur verið mikilvæg í hinum stóra heimi.

Jafnt sem fyrir okkur sjálf.

Sem dæmi um alþjóðlega verkefnastjórnun segir Inga.

„Alþjóðleg verkefnastjórnun er krefjandi en líka mjög skemmtileg. Alþjóðleg verkefni eru verkefni sem fleiri en ein land taka þátt í.“

Sem dæmi nefnir Inga íslenskt fyrirtæki sem tekur þátt í útboði á Grænlandi til að byggja ferðaþjónustusamstæðu.

„En eins má nefna fjölmörg félagasamtök sem við öll þekkjum og vinna að ýmsum alþjóðlegum verkefnum. Eins og Rauði krossinn, UN eða SOS börn. Allt eru þetta alþjóðleg verkefni sem fjalla um ólíka menningu, lagaumhverfi, hefðir og vinnubrögð.“

Fyrir lítið samfélag eins og Ísland skipti verulega miklu máli að kunna þá vel til verka.

„Í stjórnunarheiminum er það vel þekkt að menning borðar viðskiptamarkmið okkar og stefnu í morgunmat,“ segir Inga og útskýrir tilvísunina um að í alþjóðlegri verkefnastjórnun lærum við að verða ekki étin.

Verkefnastjórnun getur hins vegar líka skipt sköpum fyrir okkur sjálf sem einstaklinga.

Ekki síst þegar verið er að sporna gegn kulnun eða að finna betra jafnvægi á milli einkalífs og vinnu verkefna.

Það eru margar rannsóknir um kulnun, sjálfbærni einstaklinga, sjálfforystu og sambærileg mál sem benda til þess að það myndi nýtast okkur vel að kunna betur að stjórna lífi okkar. 

Rannsóknir benda til þess að um 90% fólks upplifi sig ofviða með öll verkefni í lífi sínu og finnst það vera meira og meira að gera. 

Staðreyndin er sú að þeim verkefnum mun ekki fækka.“ 

Og Inga bætir við:

„Einn kosturinn til að ná betri tökum á þessu fyrir okkur sjálf sem einstaklinga er að læra aðferðir og leiðir til að stjórna þeim mörgum verkefnum betur. Þetta er ástæðan fyrir því að sumir ráðgjafar og vísindamenn kalla verkefnastjórnun lífsleikni.“