Upplýsingamiðlun er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun Rakel Sveinsdóttir skrifar 22. apríl 2020 09:00 „Það er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun, miðla upplýsingum, koma í veg fyrir misskilning og rangar upplýsingar,” segir Gylfi Dalmann Aðalsteinsson dósent í mannauðstjórn við Háskóla Íslands. Vísir/Vilhelm „Það hefur sjaldan eða aldrei verið meiri áskorun fyrir stjórnendur að stýra starfsfólki og vinnustöðum en við þær aðstæður sem við búum við í dag á þessum óvissutímum, þegar hlutir breytast frá degi til dags eða jafnvel innan sama dags,” segir Gylfi Dalmann Aðalsteinsson dósent í mannauðstjórnun við Háskóla Íslands. Hann segir miðlun upplýsinga eitt af því sem stjórnendur þurfa að huga að og vanda sig vel við. „Það er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun, miðla upplýsingum, koma í veg fyrir misskilning og rangar upplýsingar,” segir Gylfi. Gylfi Dalmann er með M.A gráðu í vinnumarkaðsfræðum frá University of Warwick og hefur komið að ótal verkefnum og rannsóknum fyrir atvinnulífið. Þá hefur Gylfi starfað sem ráðgjafi hjá Hagvangi, stjórnendaþjálfi hjá IMG (nú Capacent) og fræðslustjóri hjá VR. Gylfi hefur kennt við Háskóla Íslands frá aldamótum. Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um upplýsingamiðlun til starfsfólks á erfiðum tímum. Gylfi segir upplýsingamiðlun til starfsfólks miðað við stöðuna sem nú er uppi, ekki einfalda fyrir stjórnendur. Að halda dampinum, viðhalda liðsheildinni, góðum starfsanda og jákvæðri vinnustaðamenningu eru meðal þeirra atriða sem stjórnendur þurfa að huga að,“ segir Gylfi og bætir við „Þetta er sérstaklega flókið verkefni þar sem margir hafa misst vinnuna, eru í hlutastarfi eða vinna alfarið heiman frá sér.“ Þá segir Gylfi ekki nóg að segja hlutina bara einu sinni. „Í breytingastjórnun, en það sem við erum að upplifa er ekkert annað en meiriháttar breytingar er miðlun upplýsinga grundvallarreglan,“ segir Gylfi og bætir við ,,og það þarf að nota alla mögulega og ómögulegar leiðir til þess. Stundum er sagt að það þurfi að segja hlutina sjö sinnum á sjö mismunandi vegu til að fyrirbyggja misskilning og koma réttum skilaboðum á framfæri,“ segir Gylfi. „Það er mikilvægt að upplýsa starfsmenn um stöðuna hverju sinni og mér sýnist stjórnendur, fyrirtæki og hagsmunasamtök fyrirtækja vera að standa sig vel þar,“ segir Gylfi og bendir sérstaklega á ferðaþjónustuna sem nú rær lífróður. Góð ráð og algeng mistök Gullna reglan er að segja allt, vera heiðarlegur, greina fljótt og örugglega frá því sem framundan er og segja allan sannleikann,“ segir Gylfi. Þá er oft hægt að huga að því sem betur má fara með því að horfa til þeirra atriða sem teljast algeng mistök. Gylfi nefnir tvö dæmi sérstaklega: „Algengustu mistökin er að starfsmenn heyri of seint eða alls ekki um þau viðbrögð eða áætlanir sem fyrirtækja munu grípa til og starfsmenn fái jafnvel fréttir í gegnum fjölmiðla um það sem er að gerast, eins og þeir geta nú verið mikilvægir að koma upplýsingum á framfæri. Svo þarf að passa sig að draga ekki einstaka starfshópa fram og segja þá vera hluta af þeim vanda sem fyrirtæki standa frammi fyrir, það er ekki góð latína. Þetta eru jú óviðráðanlegar ytri aðstæður, force majeur sem enginn sá fyrir að myndi gerast, þá skiptir mestu máli að sýna samheldni ekki sundurlyndi,“ segir Gylfi. Gylfi segir einnig mikilvægt að huga að áhrifum uppsagna á starfsfólkið sem eftir situr.Vísir/Vilhelm Áhrif uppsagna og fjarvinna Gylfi segir einnig mikilvægt að stjórnendur geri sér grein fyrir áhrifum uppsagna. Þar þurfi að hlúa vel að þeim sem missa vinnuna og veita þeim allan þá stuðning sem hægt er. Oft komi stéttarfélögin inn í þá vinnu og veiti sínum félagsmönnum aðstoð. Svo má ekki gleyma þeim sem eftir sitja, sleppa við uppsagnir, eru hólpnir, það þarf einnig að huga að þeim,“ segir Gylfi. „Stjórnendur gætu hugað að því sem er kallað „heilkenni hins hólpna“ eða „lay off survivor“. Uppsagnir reyna á mjög marga aðila innan vinnustaða, ekki bara þann sem fær uppsögnina heldur líka stjórnendur og þá sem þurfa að standa að uppsögninni og ekki síst þá sem eftir sitja. Það þarf að huga mjög vel að þessu,“ segir Gylfi. Loks bendir Gylfi á mikilvægi þess að stjórnendur séu í sambandi við starfsfólk sem nú starfar í fjarvinnu. „Það er mjög mikilvægt fyrir stjórnendur að vera í góðu sambandi við starfsmenns sína, sérstaklega við þá sem eru að vinna heiman frá sér, sem jafnvel hafa gert það í nokkrar vikur eins og dæmi eru um, eða eru í hlutastarfaúrræðinu og vinna minna en ella,“ segir Gylfi og bætir við „Þetta er gert og er hægt að gera með öllum þeim fjarvinnu- og fjarfundamöguleikum sem eru í boði, Workplace FB, Teams, Zoom og fleira.“ Mannauðsmál Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Stjórnun Tengdar fréttir Krísustjórnun á tímum kórónuveiru og algengustu mistökin Bjarni Snæbjörn Jónsson segir mikilvægt að stjórnir stígi inn að krafti og styðji við stjórnendateymin sín. Mistök verða gerð enda enginn sem getur fullyrt að ráða við stöðuna sem nú er uppi. Fyrirtækjum blæðir og sum eru í „hjartastoppi.“ 1. apríl 2020 07:00 Mest lesið Ósáttur með sætin og fær milljón endurgreidda Neytendur Einn stærsti vinnustaður Akraness gjaldþrota Viðskipti innlent Mikið áfall fyrir íslenskan sjávarútveg Viðskipti innlent Helmingaði kostnaðinn við matarinnkaup Neytendur Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Atvinnulíf Í áfalli yfir dýrari dekkjum og Hlöllabát Neytendur Gjaldþrot Jötunn véla upp á 1,7 milljarða Viðskipti innlent Syndis ræður reyndan tölvuþrjót Viðskipti innlent Einn glæsilegasti golfvöllur landsins í Kiðjabergi Samstarf Reitir hrista upp í skipuritinu Viðskipti innlent Fleiri fréttir Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Betra en ekki að viðurkenna mistökin Sjálfbærniskólinn: Mörg fyrirtæki að gera geggjað góða hluti án þess að átta sig á því Sjálfbærniskólinn opnar: Reglugerðin mun líka hafa áhrif á lítil og meðalstór fyrirtæki Hafa þróað kerfi til að auka á gagnsæi viðskipta með kolefniseiningar „Hef ítrekað verið ásakaður af eiginkonunni að vera morgunfúll“ Óöryggi, feimni og jafnvel einmanaleiki í nýju sumarvinnunni Hámarkstími fullorðinna í símanum og góð ráð „Krakkar sem gistu hjá okkur vissu ekki hvað var að gerast!“ Níu manns sagt upp hjá Veitum Leiðtogakulnun: Þegar yfirmaðurinn er alveg búinn á því Að sækja um starf eftir uppsögn Hefur óeðlilega þörf fyrir að strauja allt frá skyrtum í barnasamfellur Að standa upp til að gera eitthvað og muna síðan ekkert hvað það var „Orðið var við aukna umræðu um að vinnan eigi ekki að valda álagi“ Ekkert einkamál: Áhrif vinnustaða á geðheilsu jafn stór og makans „Þú varst aumingi ef þú fórst á hausinn en glæpamaður ef þú græddir“ „Katrín Olga, þetta er eingöngu hálftími af þínu lífi“ Sjá meira
„Það hefur sjaldan eða aldrei verið meiri áskorun fyrir stjórnendur að stýra starfsfólki og vinnustöðum en við þær aðstæður sem við búum við í dag á þessum óvissutímum, þegar hlutir breytast frá degi til dags eða jafnvel innan sama dags,” segir Gylfi Dalmann Aðalsteinsson dósent í mannauðstjórnun við Háskóla Íslands. Hann segir miðlun upplýsinga eitt af því sem stjórnendur þurfa að huga að og vanda sig vel við. „Það er grundvallarregla í breytinga- og krísustjórnun, miðla upplýsingum, koma í veg fyrir misskilning og rangar upplýsingar,” segir Gylfi. Gylfi Dalmann er með M.A gráðu í vinnumarkaðsfræðum frá University of Warwick og hefur komið að ótal verkefnum og rannsóknum fyrir atvinnulífið. Þá hefur Gylfi starfað sem ráðgjafi hjá Hagvangi, stjórnendaþjálfi hjá IMG (nú Capacent) og fræðslustjóri hjá VR. Gylfi hefur kennt við Háskóla Íslands frá aldamótum. Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um upplýsingamiðlun til starfsfólks á erfiðum tímum. Gylfi segir upplýsingamiðlun til starfsfólks miðað við stöðuna sem nú er uppi, ekki einfalda fyrir stjórnendur. Að halda dampinum, viðhalda liðsheildinni, góðum starfsanda og jákvæðri vinnustaðamenningu eru meðal þeirra atriða sem stjórnendur þurfa að huga að,“ segir Gylfi og bætir við „Þetta er sérstaklega flókið verkefni þar sem margir hafa misst vinnuna, eru í hlutastarfi eða vinna alfarið heiman frá sér.“ Þá segir Gylfi ekki nóg að segja hlutina bara einu sinni. „Í breytingastjórnun, en það sem við erum að upplifa er ekkert annað en meiriháttar breytingar er miðlun upplýsinga grundvallarreglan,“ segir Gylfi og bætir við ,,og það þarf að nota alla mögulega og ómögulegar leiðir til þess. Stundum er sagt að það þurfi að segja hlutina sjö sinnum á sjö mismunandi vegu til að fyrirbyggja misskilning og koma réttum skilaboðum á framfæri,“ segir Gylfi. „Það er mikilvægt að upplýsa starfsmenn um stöðuna hverju sinni og mér sýnist stjórnendur, fyrirtæki og hagsmunasamtök fyrirtækja vera að standa sig vel þar,“ segir Gylfi og bendir sérstaklega á ferðaþjónustuna sem nú rær lífróður. Góð ráð og algeng mistök Gullna reglan er að segja allt, vera heiðarlegur, greina fljótt og örugglega frá því sem framundan er og segja allan sannleikann,“ segir Gylfi. Þá er oft hægt að huga að því sem betur má fara með því að horfa til þeirra atriða sem teljast algeng mistök. Gylfi nefnir tvö dæmi sérstaklega: „Algengustu mistökin er að starfsmenn heyri of seint eða alls ekki um þau viðbrögð eða áætlanir sem fyrirtækja munu grípa til og starfsmenn fái jafnvel fréttir í gegnum fjölmiðla um það sem er að gerast, eins og þeir geta nú verið mikilvægir að koma upplýsingum á framfæri. Svo þarf að passa sig að draga ekki einstaka starfshópa fram og segja þá vera hluta af þeim vanda sem fyrirtæki standa frammi fyrir, það er ekki góð latína. Þetta eru jú óviðráðanlegar ytri aðstæður, force majeur sem enginn sá fyrir að myndi gerast, þá skiptir mestu máli að sýna samheldni ekki sundurlyndi,“ segir Gylfi. Gylfi segir einnig mikilvægt að huga að áhrifum uppsagna á starfsfólkið sem eftir situr.Vísir/Vilhelm Áhrif uppsagna og fjarvinna Gylfi segir einnig mikilvægt að stjórnendur geri sér grein fyrir áhrifum uppsagna. Þar þurfi að hlúa vel að þeim sem missa vinnuna og veita þeim allan þá stuðning sem hægt er. Oft komi stéttarfélögin inn í þá vinnu og veiti sínum félagsmönnum aðstoð. Svo má ekki gleyma þeim sem eftir sitja, sleppa við uppsagnir, eru hólpnir, það þarf einnig að huga að þeim,“ segir Gylfi. „Stjórnendur gætu hugað að því sem er kallað „heilkenni hins hólpna“ eða „lay off survivor“. Uppsagnir reyna á mjög marga aðila innan vinnustaða, ekki bara þann sem fær uppsögnina heldur líka stjórnendur og þá sem þurfa að standa að uppsögninni og ekki síst þá sem eftir sitja. Það þarf að huga mjög vel að þessu,“ segir Gylfi. Loks bendir Gylfi á mikilvægi þess að stjórnendur séu í sambandi við starfsfólk sem nú starfar í fjarvinnu. „Það er mjög mikilvægt fyrir stjórnendur að vera í góðu sambandi við starfsmenns sína, sérstaklega við þá sem eru að vinna heiman frá sér, sem jafnvel hafa gert það í nokkrar vikur eins og dæmi eru um, eða eru í hlutastarfaúrræðinu og vinna minna en ella,“ segir Gylfi og bætir við „Þetta er gert og er hægt að gera með öllum þeim fjarvinnu- og fjarfundamöguleikum sem eru í boði, Workplace FB, Teams, Zoom og fleira.“
Mannauðsmál Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Stjórnun Tengdar fréttir Krísustjórnun á tímum kórónuveiru og algengustu mistökin Bjarni Snæbjörn Jónsson segir mikilvægt að stjórnir stígi inn að krafti og styðji við stjórnendateymin sín. Mistök verða gerð enda enginn sem getur fullyrt að ráða við stöðuna sem nú er uppi. Fyrirtækjum blæðir og sum eru í „hjartastoppi.“ 1. apríl 2020 07:00 Mest lesið Ósáttur með sætin og fær milljón endurgreidda Neytendur Einn stærsti vinnustaður Akraness gjaldþrota Viðskipti innlent Mikið áfall fyrir íslenskan sjávarútveg Viðskipti innlent Helmingaði kostnaðinn við matarinnkaup Neytendur Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Atvinnulíf Í áfalli yfir dýrari dekkjum og Hlöllabát Neytendur Gjaldþrot Jötunn véla upp á 1,7 milljarða Viðskipti innlent Syndis ræður reyndan tölvuþrjót Viðskipti innlent Einn glæsilegasti golfvöllur landsins í Kiðjabergi Samstarf Reitir hrista upp í skipuritinu Viðskipti innlent Fleiri fréttir Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Betra en ekki að viðurkenna mistökin Sjálfbærniskólinn: Mörg fyrirtæki að gera geggjað góða hluti án þess að átta sig á því Sjálfbærniskólinn opnar: Reglugerðin mun líka hafa áhrif á lítil og meðalstór fyrirtæki Hafa þróað kerfi til að auka á gagnsæi viðskipta með kolefniseiningar „Hef ítrekað verið ásakaður af eiginkonunni að vera morgunfúll“ Óöryggi, feimni og jafnvel einmanaleiki í nýju sumarvinnunni Hámarkstími fullorðinna í símanum og góð ráð „Krakkar sem gistu hjá okkur vissu ekki hvað var að gerast!“ Níu manns sagt upp hjá Veitum Leiðtogakulnun: Þegar yfirmaðurinn er alveg búinn á því Að sækja um starf eftir uppsögn Hefur óeðlilega þörf fyrir að strauja allt frá skyrtum í barnasamfellur Að standa upp til að gera eitthvað og muna síðan ekkert hvað það var „Orðið var við aukna umræðu um að vinnan eigi ekki að valda álagi“ Ekkert einkamál: Áhrif vinnustaða á geðheilsu jafn stór og makans „Þú varst aumingi ef þú fórst á hausinn en glæpamaður ef þú græddir“ „Katrín Olga, þetta er eingöngu hálftími af þínu lífi“ Sjá meira
Krísustjórnun á tímum kórónuveiru og algengustu mistökin Bjarni Snæbjörn Jónsson segir mikilvægt að stjórnir stígi inn að krafti og styðji við stjórnendateymin sín. Mistök verða gerð enda enginn sem getur fullyrt að ráða við stöðuna sem nú er uppi. Fyrirtækjum blæðir og sum eru í „hjartastoppi.“ 1. apríl 2020 07:00