Betri vinnutími framundan hjá ríkisstarfsmönnum

„Stundum tölum við eins og vinnustaður framtíðarinnar sé þar sem börnin okkar eða barnabörn munu vinna, en við gleymum okkur sjálfum. Það er tímabært að hefja samtal um hvernig vinnustaðir bregðast við og aðlagast stafrænni þróun og við þurfum að æfa okkur í að breyta,“ segir Sverrir Jónsson skrifstofustjóri Kjara- og mannauðssýslu ríkisins en þessa dagana er unnið að breytingum um betri vinnutíma fyrir ríkisstarfsmenn. 

Hjá ríkinu starfa um tuttugu þúsund manns á um 150 stofnunum um land allt og segir Sverrir ríkið ekki geta litið fram hjá því að vinnuumhverfið er að taka miklum breytingum. Að sögn Sverris er nú unnið að umbótaverkefninu Betri vinnutími en það hefur þann tilgang að bæta vinnustaðamenningu og starfsemi stofnana.

Sverrir segir að nú standi yfir undirbúningur að leiðbeiningum fyrir umbótasamtöl í samstarfi kjara- og mannauðssýslu, stéttarfélaganna og forstöðumanna. „Við viljum hvetja starfsfólk og stjórnendur til að sjá fyrir sér hvernig vinnustaðurinn gæti verið, án þess að vera of bundin af því hvernig hlutirnir eru gerðir í dag,“ segir Sverrir og bætir við „Umbótasamtalið er vettvangur til að ákveða í sameiningu hvað má gera öðruvísi, hætta að gera eða byrja á.“

Sverrir segir ætlunina að vera að hvetja starfsfólk og stjórnendur til að sjá fyrir sér hvernig vinnustaðurinn gæti verið án þess að vera of bundin af því hvernig hlutirnir eru gerðir í dag. Umbótasamtalið eigi þannig að verða vettvangur til að ákveða í sameiningu hvað má gera öðruvísi, hætta að gera eða byrja á.

„Markmiðið er að búa til betra starfsumhverfi á framsýnum vinnustað. Við viljum nota tækifærið til að hreyfa við vinnustöðum ríkisins og hvetja til umbóta í daglegum störfum,“ segir Sverrir.

Sverrir segir verkefnið um betri vinnutíma gefa ríkinu tækifæri til að bregðast við auknum kröfum um sveigjanleika í vinnutíma og að auðvelda samræmingu fjölskyldu- og atvinnulífs. „Mörg störf eru til dæmis þess eðlis að það skiptir ekki alltaf máli í hvaða húsi þeim er sinnt,“ segir Sverrir.

Að hans sögn var ekki mikil menning fyrir fjarvinnu eða heimavinnu að hluta fyrir tíma samkomubanns. 

„Þegar á reyndi í vetur störfuðu samt heilu deildirnar og stofnanirnar að heiman með góðum árangri fyrir alla sem í hlut áttu. Það kom þannig á daginn að það voru viðhorf umfram annað sem héldu aftur af tækifærinu,“ segir Sverrir og bætir við „Nú þegar margir hafa prófað þetta á eigin skinni viljum við nýta reynsluna til að fjölga störfum án staðsetningar og jafnframt að festa betur í sessi möguleika á fjarvinnu að hluta.“

Stytting vinnutíma gerist ekki að sjálfu sér

Að sögn Sverris fólu kjarasamningarnir sem ríkið gerði í vetur það meðal annars í sér að samið var breytingar á vinnutíma líkt og í lífskjarasamningum. Hann segir þó að stytting vinnutíma gerist ekki sjálfkrafa.

Stytting vinnutíma gerist ekki af sjálfu sér heldur verður eitthvað að breytast til að það sé hægt. Það er skammgóður vermir að gera allt það sama og áður en bara hraðar.

Það þarf að hafa fyrir vinnutímabreytingunum og þess vegna varð til verkefnið um betri vinnutíma. Í stuttu máli gengur það út á að starfsfólk og stjórnendur stofnana ræði saman um verkefnin, skipulag þeirra og í hvað orkan og athyglin fer. Það verður gert í umbótasamtölum sem fara fram á stofnunum í haust,“ segir Sverrir.

Sverrir segir markmið allra nokkurn veginn það sama: Að veita almenningi góða þjónustu og bæta lífskjör í landinu. Þrátt fyrir sama markmið þá er starfsemi stofnana ólík og mannauðurinn er fjölbreyttur. Vaktaskipulag í heilbrigðisþjónustu og löggæslu er til dæmis frábrugðið starfsumhverfi skrifstofufólks. Þess vegna verða breytingar á vinnutíma útfærðar á hverri stofnun fyrir sig.

Teymisvinna frekar en kostnaður

Sverrir segir umbætur ekkert endilega kostnaðarsamar eða flóknar þótt þær hafi mikið áhrif. Sem dæmi nefnir Sverrir verkefni hjá Þjóðskrá.

„Við getum náð merkilega langt með því að þora að gera öðruvísi og huga vel að teymisvinnu.

Sem dæmi náði Þjóðskrá Íslands að stytta afgreiðslutíma vegabréfa og vottorða ásamt því að afmá biðlista. Það var gert með því einu að taka upp virka töflustjórnun og daglega fundi auk þess sem teymið skipulagði sig öðruvísi.

Breytingin gerðist ekki á einni nóttu en með samhentu átaki og góðu skipulagi náðist eftirtektarverður árangur. Það er svona sem við viljum hreyfa við vinnustöðum ríkisins og hvetja til umbóta í daglegum störfum,“ segir Sverrir.

Sverrir segir vefsíðuna betrivinnutimi.is vera í vinnslu en þar verða leiðbeiningar og verkfærakista fyrir umbótasamtölin þar sem starfsfólk og stjórnendur geta nálgast upplýsingar um verkefnið og hvað í því felst. Þar verði einnig fræðsla um hvernig má standa að breytingum og hugmyndir um hvernig skipuleggja má vinnutíma í breyttu fyrirkomulagi. Að sögn Sverris fer verkefnið af stað af fullum þunga eftir sumarfrí.

En hvenær má gera ráð fyrir að vinnutími starfsfólks fari að breytast?

Tímaáætlun er mismunandi eftir því hvort um dagvinnu eða vaktavinnu er að ræða. Breytingar í vaktavinnu krefjast meiri undirbúnings og þær taka gildi 1. maí 2021 en breytingar á vinnutíma í dagvinnu eiga að taka gildi um næstu áramót og jafnvel fyrr þar sem vel gengur.

En þó að breyttur vinnutími taki gildi þá lýkur umbótasamtalinu aldrei. Vilji og geta til að breytast þarf að vera hluti af vinnustaðamenningu okkar allra.

Það er miklu minna átak að gera litlar breytingar og oft, frekar en að gera þær sjaldan og þá í stórum skrefum. Þannig verður til umhverfi stöðugra umbóta, sem reynslan segir að sé miklu skemmtilegra að starfa í,“ segir Sverrir.

Að hans sögn munu stofnanir geta prófað sig áfram í breytingum á vinnutíma til að sjá hvað hentar best. Sums staðar geti hentað að taka nokkur lítil skref frekar en eitt stórt en aðalmálið sé að starfsfólk og stjórnendur komi sér saman um leiðir.

„Svo má ekki gleyma að hafa gaman af verkefninu, þetta er skemmtilegt tækifæri sem ég vona að allir nýti vel,“ segir Sverrir að lokum.