Góð ráð: „Áskorun að stjórna tímanum í fjarvinnu“

„Það getur verið áskorun að stjórna tímanum í fjarvinnu eins og margir starfsmenn hafa upplifað á eigin skinni undanfarnar vikur. Þó að verkefni geti stundum tekið lengri tíma vegna truflana frá maka, börnum eða gæludýrum, eru afköst okkar ekki endilega minni þótt við vinnum heima,” segir Ingrid Kuhlman framkvæmdastjóri Þekkingarmiðlunar sem í dag gefur okkur góð ráð fyrir árangursríka tímastjórnun í fjarvinnu.

Ingrid segir að fjarvinnu fylgja ákveðnir kostir. Til dæmis höfum við í einhverjum tilvikum meira næði, án truflana frá til dæmis fundum og samstarfsfólki. „Náum betra flæði og komum meiru í verk en í hringiðu vinnustaðarins með öllum erli sínum,” segir Ingrid og bendir á að í nýlegri könnun Gallup fyrir Mannauð, félag Mannauðsfólks á Íslandi, kom fram að tæplega tveimur af þremur starfsmönnum finnst jákvætt að vinna heima.

Ingrid hefur kennt tímastjórnun til fjölda ára á námskeiðum og gefið út bók um tímastjórnun. Hér eru sérsniðin góð ráð fyrir fólk sem starfar í fjarvinnu.

1. Haltu rútínunni

Mikilvægt er að halda hefðbundinni rútínu eins og þú værir að fara í vinnunna. Þannig verður heilinn rétt stilltur inn á það að vera í vinnunni þótt þú sért heima hjá þér. Hluti af rútínunni er að vakna á sama tíma og venjulega og fara að sofa á sama tíma og venjulega. Þá er mikilvægt að fara í sturtu, hafa sig til fyrir vinnudaginn, fá sér morgunmat og bursta tennurnar. Ef hluti af rútínunni er að hjóla í vinnuna er um að gera að halda því áfram þó að þú hjólir bara smá hring í hverfinu.

2. Komdu þér upp vinnuaðstöðu

Þar sem húsið er nú allt í senn heimili, vinnustaður, skóli, æfingasvæði og samskiptamiðstöð er gott að skilja á milli vinnu og einkalífs eins og kostur er með því að búa sér til tilgreint afmarkað vinnusvæði þar sem maður setur sig í vinnustellingar. Það eykur einbeitingu og afköst og kemur í veg að vinna og einkalíf renni saman í eitt. Gott er að upplýsa fjölskylduna um það hvenær þú ert á fundum eða að sinna sérstökum verkefnum sem þarfnast einbeitingar og hugsunar. 

Gott er að gefa skýr skilaboð eins og t.d. „Þegar hurðin er lokuð þá er ég upptekin(n).”Kosturinn við skýrt afmarkað vinnusvæði er að það gerir okkur kleift að stimpla okkur út í lok vinnudagsins og fara „heim”. 

Það er nefnilega áskorun í fjarvinnu að láta vinnuna ekki gleypa sig. Eitt ráð er að slökkva á tölvunni, setja hana í töskuna og skipta um föt í lok vinnudagsins til að ljúka vinnudeginum á táknrænan hátt. 

Með því að hafa daginn sem líkastan því sem við erum vön erum við líklegri til að koma fleiri verkefnum í framkvæmd.

Skipuleggðu daginn Þegar við vinnum heima er oft meiri losarabragur á okkur og þá er hætta á einbeitingarleysi. Settu þér því markmið um hvaða verkþáttum þú hyggist ljúka í vikunni og á hverjum degi. Verkefnalisti fyrir daginn og vikuna, forgangsröðun og markmiðasetning hjálpa þér við að halda fókus. Góðar og raunhæfar áætlanir eru fjárfesting í skilvirkni og árangri og snúast um bestu nýtingu tímans hverju sinni. 

Skipuleggðu líka kaffi- og matmálstíma fyrirfram, taktu regluleg hlé og skelltu þér í göngu í hádeginu til að ná þér í ferskt loft og hreinsa hugann. 

Þegar við vinnum heima er hættan oft sú að við sitjum við allan daginn án þess að standa upp.

3. Sýndu aga og sjálfsstjórn

Mikilvægt er að gefa sér tíma og rými til að finna taktinn og átta sig á því hvað virkar. Það getur tekið smá stund að læra að vinna heima á skilvirkan hátt þannig að lykilorðin hér eru þolinmæði og sveigjanleiki. 

Fjarvinna krefst aga og sjálfsstjórnunar þar sem það er enginn til að halda okkur á tánum eða segja okkur hvað við eigum að gera. Henni fylgir mikil frelsi en líka mikil ábyrgð.“