Fögnum stafrænni byltingu hins opinbera Baldur Kristjánsson skrifar 10. júní 2021 06:00 Öll eigum við sögur af samskiptum sem við höfum átt við opinberar stofnanir og sveitarfélög, í þeim tilgangi að sækja þjónustu eða réttindi. Þjónustunálgunin hingað til hjá mörgum þeirra hefur verið eyðublöð á pappír, símtöl á símatíma, fyrirspurnir um stöðu mála í tölvupósti, og flakk á milli bæjarfélaga til að safna fylgigögnum. Í umhverfi þar sem við erum öll nettengd og rafræn skilríki og undirritanir eru fullgild lagalega er ljóst að hægt er að gera mun betur, og undanfarin misseri hefur hljóðlát bylting hafist í formi stafrænnar umbreytingar hins opinbera. Með sjálfsafgreiðslu á netinu er dregið úr veseni til muna hjá einstaklingum og fyrirtækjum. Þjónustan verður einfaldari og hægt er að fylgjast með framvindu mála og eiga samskipti hvar og hvenær sem er. Dæmi um stafræna afgreiðslu hjá hinu opinbera sem við tökum sem sjálfsögðum hlut í dag eru skil á gögnum til Skattsins, tilkynning um eigendaskipti á ökutæki til Samgöngustofu og tilkynning um breytt lögheimili til Þjóðskrár. Við erum öll betur sett að þurfa ekki að gera okkur sérstaka ferð á dagvinnutíma til að sinna þessum erindum og fæst okkar myndu vilja fara til baka til fyrri tíma. Horft til framtíðar eftir hægfara þróun Ísland hefur engu að síður verið eftirbátur annarra vestrænna ríkja í stafrænni opinberri þjónustu. Það sama á við ef við berum opinbera aðila á Íslandi saman við einkageirann, þar sem t.d. bankar, flugfélög og verslanir hafa markvisst verið að færa þjónustuna á netið. Hjá opinberum aðilum eru enn hátt í þrjú þúsund þjónustur sem hefjast með eyðublaði á pappírsmiðuðu formi og reiða sig að miklu leyti á handinnslátt, fylgigögn frá umsækjanda og samskipti á opnunartíma stofnana. Þetta hitti margar stofnanir illa fyrir í heimsfaraldrinum, og sumar þeirra hafa reyndar sýnt mikla hugvitssemi og tekið óvænt stökk inn í framtíðina á ýmsa vegu þegar fyrirtæki og stofnanir neyddust til að loka fyrir heimsóknir viðskiptavina. Það er því skiljanlegt að ríkisstjórnin, Reykjavíkurborg og önnur sveitarfélög leggi mikla áherslu á að fjárfesta í víðtækri stafrænni umbreytingu á opinberri þjónustu. Ríkið jók framlög til stafrænna verkefna um 2,3 milljarða á þessu ári í gegnum verkefnastofu um Stafrænt Ísland, og Reykjavíkurborg ætlar að hraða umbreytingu á allri þjónustu og afgreiðslu á næstu þremur árum með 10 milljarða framlagi. Samband íslenskra sveitarfélaga er sömuleiðis að blása til sóknar í stafrænni þróun. Ávinningur fyrir allt samfélagið En hver er ávinningur notenda opinberrar þjónustu og samfélagsins alls af öllum þessum fjárútlátum? Það má nefna fimm atriði í því sambandi: Stafræn þjónusta er aðgengileg allan sólarhringinn. Ekki þarf lengur að reiða sig á opnunar- og símatíma stofnana sem hentar ekki öllum. Stafræn þjónusta er óháð staðsetningu. Stafræn afgreiðsla ásamt möguleika á fjarsamtölum gerir þjónustu stofnana sem eru eingöngu með starfsstöð á einum stað á landinu mun aðgengilegri fyrir landið allt, og er því stórt byggðamál. Stafrænar lausnir spara pappír og prentkostnað og flytja stafræn gögn með öruggum hætti á milli stofnana, í stað þess að áþreifanleg gögn ferðist með fólki milli hverfa og bæjarfélaga með tilheyrandi sóun og mengun. Stafræn umbreyting er því umhverfismál. Stafræn þjónusta felur oftast í sér endurhugsun á þjónustunni almennt. Það gerir þjónustu sem á að vera opin öllum óháð þjóðfélagsstöðu einfaldari og aðgengilegri. Með því að huga jafnframt af metnaði að vefaðgengismálum er þjónustan gerð aðgengilegri en hún var áður fyrir t.d. sjónskerta, hreyfihamlaða eða fólk af erlendum uppruna. Sá hópur sem á erfiðast með að nota tölvur (t.d. eldra fólk) getur áfram sótt þjónustuna eftir eldri leiðum. Þannig nýtist umbreytingin öllum og er stórt aðgengis- og jafnréttismál. Stafræn umbreyting snýst um að spara handtök og sjálfvirknivæða hluta af afgreiðsluferlum stofnana samhliða því að færa þjónustuna út á netið. Hún skilar því hagræðingu sem er hægt að nýta til að stytta biðlista, leiðbeina betur fólki sem þarf leiðbeiningar og fara betur með skattfé. Til að ofangreindur ávinningur skili sér hratt og að fullu er nauðsynlegt að opinberar stofnanir og sveitarfélög byggi upp kunnáttu til að umbreyta þjónustunni í þágu notenda og til að sjá og forgangsraða stafrænum tækifærum. Reynslan sýnir einnig að það getur stuðlað að góðum árangri að nýta til fulls þá þekkingu, kunnáttu og reynslu sem þegar býr í skapandi tæknifyrirtækjum á Íslandi og víðar - með markvissum útboðum, sem gefa hinu opinbera aðgang að vönduðum vinnubrögðum og stafrænum lausnum á heimsmælikvarða. En fyrir öllu er að mikilvægi fjárfestingar í stafrænni umbreytingu hins opinbera er nú viðurkennt hjá ríki og sveitarfélögum, þvert á stjórnmálaflokka. Því ber að fagna! Höfundur starfar við þróun stafrænnar þjónustu hjá Kolibri. Viltu birta grein á Vísi? Sendu okkur póst. Senda grein Stjórnsýsla Íslenska á tækniöld Tækni Stafræn þróun Mest lesið Bob Marley og íslenskar kosningar Gísli Hvanndal Jakobsson Skoðun Örvæntingarfullur maður sker út grasker Þórður Snær Júlíusson Skoðun Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum Fida Abu Libdeh Skoðun Sjálfstæðisflokkur hækkar kostnað heimilanna Kristrún Frostadóttir Skoðun Gerum þetta að kosningamáli Ágúst Ólafur Ágústsson Skoðun Ölmusuhagkerfið Unnur Rán Reynisdóttir Skoðun Eru vaxtarmörkin vandinn? Dóra Björt Guðjónsdóttir Skoðun Stóri grænþvotturinn Heiðrún Lind Marteinsdóttir Skoðun Fyrirmyndarstjórn Viðreisnar og Samfylkingar á Reykjavíkurborg? Diljá Mist Einarsdóttir Skoðun Búum til „vandamál“ – leysum það með samræmdum prófum Árelía Eydís Guðmundsdóttir Skoðun Skoðun Skoðun Draumastarfið Arnfríður Hermannsdóttir skrifar Skoðun Hjartsláttur sjávarbyggðanna Lilja Rafney Magnúsdóttir skrifar Skoðun Erum við tilbúin til að bæta menntakerfið okkar? Jónína Einarsdóttir skrifar Skoðun Eru vaxtarmörkin vandinn? Dóra Björt Guðjónsdóttir skrifar Skoðun Búum til „vandamál“ – leysum það með samræmdum prófum Árelía Eydís Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Þöggun Guðbjörg Ása Jóns Huldudóttir,Margrét Kristín Blöndal,Margrét Rut Eddudóttir,Lukka Sigurðardóttir,Sigtryggur Ari Jóhannsson,Halldóra Jóhanna Hafsteins Âû skrifar Skoðun Ölmusuhagkerfið Unnur Rán Reynisdóttir skrifar Skoðun Fyrirmyndarstjórn Viðreisnar og Samfylkingar á Reykjavíkurborg? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar Skoðun Sjálfstæðisflokkur hækkar kostnað heimilanna Kristrún Frostadóttir skrifar Skoðun Hvar er mannúðin? Davíð Sól Pálsson skrifar Skoðun Gerum þetta að kosningamáli Ágúst Ólafur Ágústsson skrifar Skoðun Stóri grænþvotturinn Heiðrún Lind Marteinsdóttir skrifar Skoðun Örvæntingarfullur maður sker út grasker Þórður Snær Júlíusson skrifar Skoðun Vill íslenska þjóðin halda í einmenninguna? Matthildur Björnsdóttir skrifar Skoðun Inngilding eða „aðskilnaður“? Jasmina Vajzović Crnac skrifar Skoðun Vonin má aldrei deyja Guðmunda G. Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Ég var barnið sem vildi ekki taka í höndina á kennaranum sínum Fida Abu Libdeh skrifar Skoðun Um áhrif niðurskurðar á fjárlögum 2025 til kvikmyndagerðar og lista Steingrímur Dúi Másson skrifar Skoðun Bob Marley og íslenskar kosningar Gísli Hvanndal Jakobsson skrifar Skoðun Fólk eða fífl? Anna Gunndís Guðmundsdóttir skrifar Skoðun Eru til lausnir við mönnunarvanda heilsugæslunnar? Gunnlaugur Már Briem skrifar Skoðun Er eitthvað mál að handtaka börn? Elsa Bára Traustadóttir skrifar Skoðun Er ferðaþjónusta útlendingavandamál? Halla Signý Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Íslenska kerfið framleiðir afbrotamenn Ágústa Ágústsdóttir skrifar Skoðun Ekki fokka þessu upp! Gunnar Dan Wiium skrifar Skoðun Kosningaloforð og hvað svo? Björn Snæbjörnsson skrifar Skoðun Fólk, fjárfestingar og framfarir Baldur Thorlacius skrifar Skoðun Húsnæðis- og skipulagsmál Anna Sofía Kristjánsdóttir skrifar Skoðun Falleinkunn fyrrum forseta Vilhjálmur Þorsteinsson,Viktor Orri Valgarðsson skrifar Skoðun Séreignarsparnaður nauðsynlegur valkostur til að létta greiðslubyrði Kolbrún Halldórsdóttir skrifar Sjá meira
Öll eigum við sögur af samskiptum sem við höfum átt við opinberar stofnanir og sveitarfélög, í þeim tilgangi að sækja þjónustu eða réttindi. Þjónustunálgunin hingað til hjá mörgum þeirra hefur verið eyðublöð á pappír, símtöl á símatíma, fyrirspurnir um stöðu mála í tölvupósti, og flakk á milli bæjarfélaga til að safna fylgigögnum. Í umhverfi þar sem við erum öll nettengd og rafræn skilríki og undirritanir eru fullgild lagalega er ljóst að hægt er að gera mun betur, og undanfarin misseri hefur hljóðlát bylting hafist í formi stafrænnar umbreytingar hins opinbera. Með sjálfsafgreiðslu á netinu er dregið úr veseni til muna hjá einstaklingum og fyrirtækjum. Þjónustan verður einfaldari og hægt er að fylgjast með framvindu mála og eiga samskipti hvar og hvenær sem er. Dæmi um stafræna afgreiðslu hjá hinu opinbera sem við tökum sem sjálfsögðum hlut í dag eru skil á gögnum til Skattsins, tilkynning um eigendaskipti á ökutæki til Samgöngustofu og tilkynning um breytt lögheimili til Þjóðskrár. Við erum öll betur sett að þurfa ekki að gera okkur sérstaka ferð á dagvinnutíma til að sinna þessum erindum og fæst okkar myndu vilja fara til baka til fyrri tíma. Horft til framtíðar eftir hægfara þróun Ísland hefur engu að síður verið eftirbátur annarra vestrænna ríkja í stafrænni opinberri þjónustu. Það sama á við ef við berum opinbera aðila á Íslandi saman við einkageirann, þar sem t.d. bankar, flugfélög og verslanir hafa markvisst verið að færa þjónustuna á netið. Hjá opinberum aðilum eru enn hátt í þrjú þúsund þjónustur sem hefjast með eyðublaði á pappírsmiðuðu formi og reiða sig að miklu leyti á handinnslátt, fylgigögn frá umsækjanda og samskipti á opnunartíma stofnana. Þetta hitti margar stofnanir illa fyrir í heimsfaraldrinum, og sumar þeirra hafa reyndar sýnt mikla hugvitssemi og tekið óvænt stökk inn í framtíðina á ýmsa vegu þegar fyrirtæki og stofnanir neyddust til að loka fyrir heimsóknir viðskiptavina. Það er því skiljanlegt að ríkisstjórnin, Reykjavíkurborg og önnur sveitarfélög leggi mikla áherslu á að fjárfesta í víðtækri stafrænni umbreytingu á opinberri þjónustu. Ríkið jók framlög til stafrænna verkefna um 2,3 milljarða á þessu ári í gegnum verkefnastofu um Stafrænt Ísland, og Reykjavíkurborg ætlar að hraða umbreytingu á allri þjónustu og afgreiðslu á næstu þremur árum með 10 milljarða framlagi. Samband íslenskra sveitarfélaga er sömuleiðis að blása til sóknar í stafrænni þróun. Ávinningur fyrir allt samfélagið En hver er ávinningur notenda opinberrar þjónustu og samfélagsins alls af öllum þessum fjárútlátum? Það má nefna fimm atriði í því sambandi: Stafræn þjónusta er aðgengileg allan sólarhringinn. Ekki þarf lengur að reiða sig á opnunar- og símatíma stofnana sem hentar ekki öllum. Stafræn þjónusta er óháð staðsetningu. Stafræn afgreiðsla ásamt möguleika á fjarsamtölum gerir þjónustu stofnana sem eru eingöngu með starfsstöð á einum stað á landinu mun aðgengilegri fyrir landið allt, og er því stórt byggðamál. Stafrænar lausnir spara pappír og prentkostnað og flytja stafræn gögn með öruggum hætti á milli stofnana, í stað þess að áþreifanleg gögn ferðist með fólki milli hverfa og bæjarfélaga með tilheyrandi sóun og mengun. Stafræn umbreyting er því umhverfismál. Stafræn þjónusta felur oftast í sér endurhugsun á þjónustunni almennt. Það gerir þjónustu sem á að vera opin öllum óháð þjóðfélagsstöðu einfaldari og aðgengilegri. Með því að huga jafnframt af metnaði að vefaðgengismálum er þjónustan gerð aðgengilegri en hún var áður fyrir t.d. sjónskerta, hreyfihamlaða eða fólk af erlendum uppruna. Sá hópur sem á erfiðast með að nota tölvur (t.d. eldra fólk) getur áfram sótt þjónustuna eftir eldri leiðum. Þannig nýtist umbreytingin öllum og er stórt aðgengis- og jafnréttismál. Stafræn umbreyting snýst um að spara handtök og sjálfvirknivæða hluta af afgreiðsluferlum stofnana samhliða því að færa þjónustuna út á netið. Hún skilar því hagræðingu sem er hægt að nýta til að stytta biðlista, leiðbeina betur fólki sem þarf leiðbeiningar og fara betur með skattfé. Til að ofangreindur ávinningur skili sér hratt og að fullu er nauðsynlegt að opinberar stofnanir og sveitarfélög byggi upp kunnáttu til að umbreyta þjónustunni í þágu notenda og til að sjá og forgangsraða stafrænum tækifærum. Reynslan sýnir einnig að það getur stuðlað að góðum árangri að nýta til fulls þá þekkingu, kunnáttu og reynslu sem þegar býr í skapandi tæknifyrirtækjum á Íslandi og víðar - með markvissum útboðum, sem gefa hinu opinbera aðgang að vönduðum vinnubrögðum og stafrænum lausnum á heimsmælikvarða. En fyrir öllu er að mikilvægi fjárfestingar í stafrænni umbreytingu hins opinbera er nú viðurkennt hjá ríki og sveitarfélögum, þvert á stjórnmálaflokka. Því ber að fagna! Höfundur starfar við þróun stafrænnar þjónustu hjá Kolibri.
Skoðun Þöggun Guðbjörg Ása Jóns Huldudóttir,Margrét Kristín Blöndal,Margrét Rut Eddudóttir,Lukka Sigurðardóttir,Sigtryggur Ari Jóhannsson,Halldóra Jóhanna Hafsteins Âû skrifar
Skoðun Fyrirmyndarstjórn Viðreisnar og Samfylkingar á Reykjavíkurborg? Diljá Mist Einarsdóttir skrifar
Skoðun Um áhrif niðurskurðar á fjárlögum 2025 til kvikmyndagerðar og lista Steingrímur Dúi Másson skrifar
Skoðun Séreignarsparnaður nauðsynlegur valkostur til að létta greiðslubyrði Kolbrún Halldórsdóttir skrifar