Ríkið: „Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða“ Rakel Sveinsdóttir skrifar 10. júní 2020 13:00 Guðrún Ingvarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins Vísir/Vilhelm „Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða hvort sem er,“ segir Guðrún Ingarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins, FSR, aðspurð um það hvort kórónufaraldurinn sé að breyta vinnustöðum hins opinbera. „Frelsi og sveigjanleiki skrifstofufólks til að sinna vinnu sinni hefur verið að aukast,“ segir Guðrún og bætir við „Við sjáum til dæmis í stórum verkefnum sem við erum að vinna að fermetraþörf starfsfólks er að minnka og krafan um sveigjanleika að aukast.“ Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um hið nýja ,,norm“ vinnustaða: Í hverju felst það, hvað hefur breyst og hvað mun breytast til frambúðar í kjölfar kórónufaraldurs? Í þessari þriðju grein af þremur í greinaröð dagsins er rætt við Guðrúnu Ingvarsdóttur forstjóra FSR en stofnunin hefur umsjón með uppbyggingu húsakosts fyrir flestar ríkisstofnanir auk þess sem ofanflóðaframkvæmdir um land allt heyra undir stofnunina. Meðal þess sem heyrir til starfssviðs FSR er skrifstofuhúsnæði ríkisstofnana. Er það ýmist í eigu ríkisins eða leiguhúsnæði. Þá greinir FSR þarfir ríkisstofnana í samstarfi við þær sjálfar og fagráðuneyti, hefur umsjón með hönnun og framkvæmdum á endurbótum húsnæðis og uppbyggingu nýs húsnæðis. Fjar-töflufundir hið nýja norm „Á okkar vinnustað kom upp smit um miðjan mars,“ segir Guðrún og í kjölfarið þurfti starfsfólk að hafa hraðar hendur því smitið olli því að allt starfsfólk fór heim að vinna. „Starfsfólk sýndi mikinn sveigjanleika og starfsemin hélt áfram nánast hnökralaust. Það hjálpaði að við höfum verið að taka upp stafræna verkferla, en kófið flýtti þessu ferli mjög mikið,“ segir Guðrún. Að sögn Guðrúnar breyttist fundarformið verulega Stafrænir fjar-töflufundir urðu normið á einni viku og margt starfsfólk hefur haft á orði að þessir fundir séu hnitmiðaðri og gagnlegri en fundir þar sem allir koma saman í eitt rými,“ segir Guðrún og bætir við „Þegar við opnuðum svo skrifstofurnar aftur var stór hluti starfsfólks sem kaus að vera að hluta áfram heima, og nýta þannig aukinn sveigjanleika sem tæknin býður upp á.“ Guðrún segir að þessi velgengni fjarvinnu hjá FSR hafi leitt til þess að nú sé verið að marka stefnu innan stofnunarinnar sem miðar við auka frelsi starfsfólks til að vinna að heiman. Færri fermetrar, minna pláss Þá segir Guðrún að fyrir tíma kórónufaraldurs hafi stafræn þróun verið byrjuð að breyta vinnustöðum hins opinbera verulega. „Ör þróun tækninnar hefur haft í för með sér nánast algera útrýmingu möppudýrsins í ríkisstofnunum. Það heyrir nú til undantekninga að starfsmenn þurfi að handleika mikið magn pappírs, svo að hillumetrar af EGLA eða LEITZ möppum sjást ekki víða núorðið,“ segir Guðrún. Að hennar sögn hefur fartölvu- og snjallsímavæðingin líka aukið svigrúm fólks og sveigjanleika og saman veldur þetta því plássið sem fólk þarf í vinnunni er minna þó starfsmenn hafi í raun val um fjölbreyttari aðstöðu en áður var. „Það er svo aukabónus hvað þetta er jákvæð þróun út frá umhverfissjónarmiðum,“ segir Guðrún. Fyrir hið opinbera þýðir þessi þróun líka að verulega sparast í fermetraplássi Þannig eru til dæmis Skatturinn og Skattrannsóknarstjóri að flytja úr 15 þúsund fermetrum og leita að 9.800 fermetrum, þrátt fyrir að starfsfólki muni fyrirsjáanlega fjölga og fjölbreytni aðstöðu starfsmanna stofnananna muni aukast,“ nefnir Guðrún að lokum sem dæmi. Stjórnun Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Fjarvinna Mest lesið Einn stærsti vinnustaður Akraness gjaldþrota Viðskipti innlent Ósáttur með sætin og fær milljón endurgreidda Neytendur Mikið áfall fyrir íslenskan sjávarútveg Viðskipti innlent Gjaldþrot Jötunn véla upp á 1,7 milljarða Viðskipti innlent Helmingaði kostnaðinn við matarinnkaup Neytendur Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Atvinnulíf Í áfalli yfir dýrari dekkjum og Hlöllabát Neytendur Syndis ræður reyndan tölvuþrjót Viðskipti innlent Reitir hrista upp í skipuritinu Viðskipti innlent Einn glæsilegasti golfvöllur landsins í Kiðjabergi Samstarf Fleiri fréttir Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Betra en ekki að viðurkenna mistökin Sjálfbærniskólinn: Mörg fyrirtæki að gera geggjað góða hluti án þess að átta sig á því Sjálfbærniskólinn opnar: Reglugerðin mun líka hafa áhrif á lítil og meðalstór fyrirtæki Hafa þróað kerfi til að auka á gagnsæi viðskipta með kolefniseiningar „Hef ítrekað verið ásakaður af eiginkonunni að vera morgunfúll“ Óöryggi, feimni og jafnvel einmanaleiki í nýju sumarvinnunni Hámarkstími fullorðinna í símanum og góð ráð „Krakkar sem gistu hjá okkur vissu ekki hvað var að gerast!“ Níu manns sagt upp hjá Veitum Leiðtogakulnun: Þegar yfirmaðurinn er alveg búinn á því Að sækja um starf eftir uppsögn Hefur óeðlilega þörf fyrir að strauja allt frá skyrtum í barnasamfellur Að standa upp til að gera eitthvað og muna síðan ekkert hvað það var „Orðið var við aukna umræðu um að vinnan eigi ekki að valda álagi“ Ekkert einkamál: Áhrif vinnustaða á geðheilsu jafn stór og makans „Þú varst aumingi ef þú fórst á hausinn en glæpamaður ef þú græddir“ „Katrín Olga, þetta er eingöngu hálftími af þínu lífi“ Sjá meira
„Covid flýtti í raun bara þróun sem var að verða hvort sem er,“ segir Guðrún Ingarsdóttir forstjóri Framkvæmdasýslu ríkisins, FSR, aðspurð um það hvort kórónufaraldurinn sé að breyta vinnustöðum hins opinbera. „Frelsi og sveigjanleiki skrifstofufólks til að sinna vinnu sinni hefur verið að aukast,“ segir Guðrún og bætir við „Við sjáum til dæmis í stórum verkefnum sem við erum að vinna að fermetraþörf starfsfólks er að minnka og krafan um sveigjanleika að aukast.“ Í dag fjallar Atvinnulífið á Vísi um hið nýja ,,norm“ vinnustaða: Í hverju felst það, hvað hefur breyst og hvað mun breytast til frambúðar í kjölfar kórónufaraldurs? Í þessari þriðju grein af þremur í greinaröð dagsins er rætt við Guðrúnu Ingvarsdóttur forstjóra FSR en stofnunin hefur umsjón með uppbyggingu húsakosts fyrir flestar ríkisstofnanir auk þess sem ofanflóðaframkvæmdir um land allt heyra undir stofnunina. Meðal þess sem heyrir til starfssviðs FSR er skrifstofuhúsnæði ríkisstofnana. Er það ýmist í eigu ríkisins eða leiguhúsnæði. Þá greinir FSR þarfir ríkisstofnana í samstarfi við þær sjálfar og fagráðuneyti, hefur umsjón með hönnun og framkvæmdum á endurbótum húsnæðis og uppbyggingu nýs húsnæðis. Fjar-töflufundir hið nýja norm „Á okkar vinnustað kom upp smit um miðjan mars,“ segir Guðrún og í kjölfarið þurfti starfsfólk að hafa hraðar hendur því smitið olli því að allt starfsfólk fór heim að vinna. „Starfsfólk sýndi mikinn sveigjanleika og starfsemin hélt áfram nánast hnökralaust. Það hjálpaði að við höfum verið að taka upp stafræna verkferla, en kófið flýtti þessu ferli mjög mikið,“ segir Guðrún. Að sögn Guðrúnar breyttist fundarformið verulega Stafrænir fjar-töflufundir urðu normið á einni viku og margt starfsfólk hefur haft á orði að þessir fundir séu hnitmiðaðri og gagnlegri en fundir þar sem allir koma saman í eitt rými,“ segir Guðrún og bætir við „Þegar við opnuðum svo skrifstofurnar aftur var stór hluti starfsfólks sem kaus að vera að hluta áfram heima, og nýta þannig aukinn sveigjanleika sem tæknin býður upp á.“ Guðrún segir að þessi velgengni fjarvinnu hjá FSR hafi leitt til þess að nú sé verið að marka stefnu innan stofnunarinnar sem miðar við auka frelsi starfsfólks til að vinna að heiman. Færri fermetrar, minna pláss Þá segir Guðrún að fyrir tíma kórónufaraldurs hafi stafræn þróun verið byrjuð að breyta vinnustöðum hins opinbera verulega. „Ör þróun tækninnar hefur haft í för með sér nánast algera útrýmingu möppudýrsins í ríkisstofnunum. Það heyrir nú til undantekninga að starfsmenn þurfi að handleika mikið magn pappírs, svo að hillumetrar af EGLA eða LEITZ möppum sjást ekki víða núorðið,“ segir Guðrún. Að hennar sögn hefur fartölvu- og snjallsímavæðingin líka aukið svigrúm fólks og sveigjanleika og saman veldur þetta því plássið sem fólk þarf í vinnunni er minna þó starfsmenn hafi í raun val um fjölbreyttari aðstöðu en áður var. „Það er svo aukabónus hvað þetta er jákvæð þróun út frá umhverfissjónarmiðum,“ segir Guðrún. Fyrir hið opinbera þýðir þessi þróun líka að verulega sparast í fermetraplássi Þannig eru til dæmis Skatturinn og Skattrannsóknarstjóri að flytja úr 15 þúsund fermetrum og leita að 9.800 fermetrum, þrátt fyrir að starfsfólki muni fyrirsjáanlega fjölga og fjölbreytni aðstöðu starfsmanna stofnananna muni aukast,“ nefnir Guðrún að lokum sem dæmi.
Stjórnun Faraldur kórónuveiru (COVID-19) Fjarvinna Mest lesið Einn stærsti vinnustaður Akraness gjaldþrota Viðskipti innlent Ósáttur með sætin og fær milljón endurgreidda Neytendur Mikið áfall fyrir íslenskan sjávarútveg Viðskipti innlent Gjaldþrot Jötunn véla upp á 1,7 milljarða Viðskipti innlent Helmingaði kostnaðinn við matarinnkaup Neytendur Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Atvinnulíf Í áfalli yfir dýrari dekkjum og Hlöllabát Neytendur Syndis ræður reyndan tölvuþrjót Viðskipti innlent Reitir hrista upp í skipuritinu Viðskipti innlent Einn glæsilegasti golfvöllur landsins í Kiðjabergi Samstarf Fleiri fréttir Nýr 40/40 listi: „Spenntur að sjá hvað þetta fólk gerir í framtíðinni“ Betra en ekki að viðurkenna mistökin Sjálfbærniskólinn: Mörg fyrirtæki að gera geggjað góða hluti án þess að átta sig á því Sjálfbærniskólinn opnar: Reglugerðin mun líka hafa áhrif á lítil og meðalstór fyrirtæki Hafa þróað kerfi til að auka á gagnsæi viðskipta með kolefniseiningar „Hef ítrekað verið ásakaður af eiginkonunni að vera morgunfúll“ Óöryggi, feimni og jafnvel einmanaleiki í nýju sumarvinnunni Hámarkstími fullorðinna í símanum og góð ráð „Krakkar sem gistu hjá okkur vissu ekki hvað var að gerast!“ Níu manns sagt upp hjá Veitum Leiðtogakulnun: Þegar yfirmaðurinn er alveg búinn á því Að sækja um starf eftir uppsögn Hefur óeðlilega þörf fyrir að strauja allt frá skyrtum í barnasamfellur Að standa upp til að gera eitthvað og muna síðan ekkert hvað það var „Orðið var við aukna umræðu um að vinnan eigi ekki að valda álagi“ Ekkert einkamál: Áhrif vinnustaða á geðheilsu jafn stór og makans „Þú varst aumingi ef þú fórst á hausinn en glæpamaður ef þú græddir“ „Katrín Olga, þetta er eingöngu hálftími af þínu lífi“ Sjá meira